Renovação Automática do Certificado Digital
Uma das facilidades que as empresas e profissionais de todas as categorias encontram está na assinatura digital de documentos. E uma boa prática é o agendamento automático na renovação de seu certificado digital. Por isso a Módulos Experience Soluções Empresariais oferece esse serviço a todos seus clientes.
A falta do certificado digital pode fazer com que sua empresa pare de emitir notas fiscais eletrônicas, deixe de acessar sites importantes para negociações com o governo ou município, dentre outras facilidades que o certificado facilite.
Importância da Gestão do Certificado
Redução de Custos: Anualmente, caso seu Certificado Digital seja no modelo em arquivo, também conhecido como A1. Esse modelo tem uma validade limitada, devido a facilidade de uso, ele necessita ser renovado a cada ano. É muito utilizado por servidores de gestão de notas eletrônicas uma vez que facilita a operacionalidade de tais recursos. Já os demais modelos, em Pen Drive (unidades flash), ou A3 em cartão ou Unidades flash, terão maior validade, porém o seu uso é limitado ao computador onde esteja o driver instalado e o mesmo será transportado de um local para outro, tornando inviável a sua utilização na maioria dos software de gestão ou mesmo à sua empresa que presta serviços de contabilidade.
Aumento da Eficiência Operacional: Com o Certificado A1, a eficiência é notória, pois uma vez com a cópia do certificado e a senha será possível sua operacionalidade. Por isso é recomendado cuidado no trânsito de informações sobre cópias e senhas. Recomenda-se não realizar transferências por meios abertos sob o risco de ser violado ou copiado de forma indevida. Ao instalar no servidor da empresa, muitas vezes se recomenda deixar sem a senha gravada. Dificulta um pouco, pois quem o utiliza deve manter uma senha segura, mas que não seja impossível memorizar. Fale conosco que temos um módulo em nossa Plataforma de Empreendedores, comentando sobre segurança digital e será muito útil aprender sobre como manter seus certificados em segurança.
Segurança: Mantenha sempre uma cópia arquivada fora do computador habitual de uso ou mesmo do servidor local. Prefira uma cópia criptografada em seu serviço de backups em nuvem ou em uma unidade flash (pen drive).
Benefícios da Renovação Automática
Otimização de Tempo: Com a renovação automática, nosso sistema emitirá um alerta informando quando estará vencendo o certificado e agendando com nosso cliente e a Unidade Certificadora, a renovação.
Aproveitamento de Descontos: Aproveitando o valor justo praticado, muitas empresas como a Módulos Experience Soluções Empresariais, mantém um valor justo aos seus clientes, uma vez que por conta da fidelização, o custo não varia muito de um ano para outro.
Redução de Tempo para Renovação: A melhor forma de renovação é a automatizada, uma vez que libera o pessoal de TI das empresas a focarem no que mais interessa, a produção e o desenvolvimento.
Coleta de Dados: Os servidores de armazenamento, precisam guardar os XMLs (arquivos eletrônicos) das notas fiscais emitidas pelas empresas por um período igual eram as notas de blocos (papel). Ou seja por 5 (cinco) anos para estar acessíveis aos órgãos de fiscalização, quando estes o requeiram.
Classificação: Um importante serviço que os servidores prestam, é a classificação das notas, como notas emitidas, notas recebidas, conhecimento de transportes, manifestação do destinatário e notas de serviços.
Implementando essas práticas, sua empresa poderá manter um controle rígido sobre o armazenamento desses documentos eletrônicos, minimizar tempo de procura desses documentos e perdas desnecessárias. Otimizar o uso de recursos obtendo uma maior lucratividade. Fale conosco sobre nossos softwares de gestão. Oferecemos sistemas on line (totalmente Web, ou off line (instalados diretamente no computador da empresa). Esses sistemas além de guardarem os XMLs oferecem uma visão digital de sua empresa. Os sistemas Web são acessíveis por celular, tablet ou outro periférico que permitam conexões on line). Fale comigo se interessou por essa modalidade. 📈
Serviços de Captura e Guarda dos XMLs
Assim como as notas fiscais no formato (A4, ou manuais). Pouquíssimas cidades ainda autorizam sua utilização. É pouco provável que esse modelo dure por longo tempo, uma vez que é a nível federal a legislação da nota fiscal eletrônica e facilita muito o manuseio e o controle.